業務にパソコンの導入が当たり前となった現在、大企業のみならず中小企業でも、なんらかのシステムは導入されています。今後、システムの導入を考えている企業にとっては、どんな業務がシステム化できるのか、システム化する場合のポイントはあるのかという問題は気になる部分だといえるでしょう。システム化できる主な業務と導入にあたってのポイントをご紹介します。
▶目次
1.システム化できる業務
企業がシステム化を進める理由として、業務の効率が上がる・人件費を抑える・業務のミスを減らすなどがありますが、システム化が可能なのはどのような業務でしょうか？一言で回答するとマニュアル化できる業務はすべてシステム化できます。感覚的な業務や専門的な細かい技術が必要となる業務のような、長年の経験が物を言う業務はシステム化することは難しいといえます。ここでは、業界問わず一般的にシステム化されることが多い業務について解説します。
①経理
事業をおこなう場合、会計業務は必須の業務です。帳簿作成や決済書作成など、地道な作業で知識も必要です。また企業にとって会計報告は義務化されています。
経理知識がある人材を採用するとそれなりに人件費としてのコストがかかりますが、経理システムを導入することで経理知識がなくても帳簿作成がおこなえます。さまざまな経理システムがありますが、チャットで無料相談ができたり、電話で気軽に相談できたりする便利なシステムが人気です。
②販売管理
販売管理システムには、売上や在庫状況の把握はもちろん、どんな商品が売れているのか、どんな客層なのかといったマーケティング分析までおこなってくれます。販売管理がしっかりとシステム化されると日々の売上を入力するという手間だけで、現在会社が抱えている課題や今後の目標値が明確にわかるようになります。会社がこれからも安定して売上をあげるためにも、販売管理の業務は必要不可欠です。
③勤怠管理
従業員の労務管理も、会社にとって重要な業務のひとつです。労務管理の正しい整備は、従業員の満足度にも大きく影響します。
過労死が問題になった背景から、世間も労働環境に対して敏感になっています。大切な従業員を守るためにも、勤怠管理システムは早急に導入したいシステムです。
また、勤怠管理は直接従業員の給料に反映するのでミスがあっては従業員の満足度に影響します。勤怠管理システムは、このようなミスをなくすためにも大きな役割を担っています。
2.システム化のポイント
システムの導入は、ポイントを押さえておかないと上手く機能しません。ここでは経営視点でのポイントと現場視点でのポイントを分けてご紹介します。
①経営視点
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- 全体像の把握
システム化するにあたり、ビジネスとプロセス、システムの全体像を把握しておく必要があります。自社がメインにしているビジネスは何か、目標達成のプロセスはどうするのか、そのプロセスをサポートするためのメインシステムは何にするのかを、しっかりと把握します。
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- 範囲を決める
システム導入の対象となるメインの部署やシステムの範囲を決定します。そして、システムを導入することでどのような影響が出るかを予測。社外にも影響が出るシステムの導入はテスト計画が必要で、慎重に導入する必要があります。
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- 目的確認
システム化する目的を明確にします。何のためのシステム導入なのか、システムを導入することでどんな課題が解決するのかを、関連部門間で話し合うことが理想です。
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- 体制を確認
システム導入に際し、どの部門がオーナーシップを持つのかを決定します。責任者を決めることで、トラブルが起きた際の窓口となり、迅速な対応が可能です。
②現場視点
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- 機能の確認と比較
システムを利用する従業員が、希望する機能や目的を達成することができる機能が備わっているかを確認します。現行システムがある場合は、既存システムと導入予定システムとの機能の比較もおこなってください。
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- 優先順位の決定
現場の責任者は、システムを使う従業員の希望要件に優先順位を付けます。正しい優先順位を付けるために、業務内容の把握は必須です。
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- 利用する人材の選定
現場の責任者は、システムを実際に利用する従業員を選定しなければなりません。仕事への知識と経験が豊富な人材で、なおかつ飲み込みの早い人材が最適です。ただし各従業員の仕事量を見極め、システムの導入が負担にならないかを検証する必要があります。
3.まとめ
多くの企業でおこなわれている業務のほとんどは、システム化することが可能です。今後もシステム化は多くの企業で取り入れられるでしょう。そしてシステムは、一度導入すると基本的には長く使い続けます。今一度会社全体を広い視野で観察し、どんなシステムが必要かを熟考することが重要です。経営視点と現場視点で考えるポイントをしっかりと押さえ、人件費削減や業務の効率化、業務上のミスを減らし業務を円滑におこないましょう。